INFORMAZIONI DI BASE SULLA PROTEZIONE DEI DATIIn ottemperanza al dovere di informare gli interessati sulle circostanze e le condizioni del trattamento dei loro dati e sui diritti che li assistono, mettiamo a disposizione la seguente informazione.

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTOVives De La Cortada, S.L.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI SUOI DATIInformarle dei prodotti e/o servizi di Vives De La Cortada,S.L

CONSERVAZIONE DEI DATI: I dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario per la relazione e per quanto richiesto legalmente, e successivamente vengono distrutti attraverso i processi sicuri dell'organizzazione.

LEGALEZZA DEL TRATTAMENTOConsenso esplicito accettando le condizioni d'uso del modulo di iscrizione alla nostra newsletter.

DESTINATARI DEI VOSTRI DATI PERSONALINon sono previste cessioni di dati salvo nei casi in cui esista un'obbligazione legale. Non è prevista alcuna trasferimento di dati internazionali.

I TUOI DIRITTIPuò revocare il consenso e esercitare i propri Diritti di accesso, rettifica, opposizione, limitazione, portabilità e cancellazione dei dati, scrivendo a Vives De La Cortada,S.L. , in C/ Ciutat 7 Piano Inferiore Sinistra, 08002, Barcellona oltre a contattare l'autorità di controllo competente (AEPD).

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1. INTRODUZIONE

La Legge Organica sulla Protezione dei Dati e Garanzia dei Diritti Digitali è stata approvata alla fine del 2018 e ha comportato lo sviluppo del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati in Spagna.

DIRITTI DIGITALI APPROVATI

Questa normativa ha introdotto in Spagna nuovi diritti digitali per i consumatori e gli utenti che vengono descritti di seguito.

• Diritto alla disconnessione digitale nel contesto lavorativoSi regola per la prima volta in Spagna il diritto dei lavoratori a non dover essere obbligatoriamente connessi al cellulare o al computer al termine della loro giornata lavorativa. E che le aziende promuovano azioni per evitare la fatica informatica dei loro dipendenti.

Si lascia alla contrattazione collettiva o agli accordi tra imprese e sindacati le diverse modalità di esercizio di questo diritto, in funzione della natura e dell'oggetto del rapporto di lavoro. Ma, in ogni caso, si dovrà potenziare il diritto alla conciliazione della vita personale e lavorativa. Soprattutto, quando l'esecuzione totale o parziale del lavoro avviene a distanza o presso il domicilio del dipendente tramite strumenti tecnologici.

• Privacy dei dipendenti: Si regola anche il diritto alla privacy rispetto all'uso di dispositivi di geolocalizzazione, videosorveglianza e registrazione di suoni sul luogo di lavoro. Vietando espressamente le registrazioni in luoghi come spogliatoi, bagni o mense.

L'uso di tali sistemi sarà ammesso dall'azienda solo quando ci sia un rischio rilevante per la sicurezza delle strutture, dei beni e delle persone, e sempre previa informazione ai lavoratori. E il datore di lavoro potrà accedere esclusivamente ai contenuti dei mezzi digitali forniti ai propri dipendenti per controllare il rispetto degli obblighi lavorativi e garantire l'integrità di tali dispositivi.

• Diritto all'oblio su Internet e social media: Nel rispetto del RGPD, questa nuova legge regola il diritto all'oblio. Vale a dire, il diritto di ogni persona di far cancellare, su semplice richiesta, i dati personali che ha fornito per la pubblicazione da parte di servizi di social media e della società dell'informazione equivalente. Questo diritto si estende anche all'oblio nelle ricerche su Internet.

• Diritto all'istruzione digitale e protezione dei minori: In questa normativa si stabiliscono i 14 anni come età minima a partire dalla quale i minori possono dare il loro consenso per il trattamento dei propri dati personali. Nel caso di minori di 14 anni, il consenso deve essere fornito dai genitori o dai tutori legali. Inoltre, l'uso o la diffusione di immagini o informazioni personali di minori sui social media che possano comportare un'intrusione illegittima nei loro diritti fondamentali sarà causa di intervento da parte del Ministero Pubblico.

• Bonus sociale per l'accesso a Internet: La legge stabilisce il diritto di ogni persona ad accedere a Internet in modo universale, accessibile e non discriminatorio, combattendo contro:

• Disparità di genere

• Generazionali

• Per motivi di disabilità

• Per luogo di residenza come l'ambito rurale.

Per garantire questo diritto si stabiliscono diverse misure.

Piano di accesso a Internet

Il Governo deve elaborare un Piano di Accesso a Internet che incorpori anche un bonus sociale per l'accesso a Internet per facilitare tale accesso a quegli ambienti familiari e sociali economicamente svantaggiati.

Diritto alla neutralità della rete

I fornitori devono fornire un'offerta trasparente di servizi senza discriminazioni per motivi tecnici o economici. E garantire la sicurezza delle comunicazioni che gli utenti ricevono o trasmettono attraverso la rete.

Diritto al testamento digitale

I familiari o gli eredi del defunto possono comunicare ai servizi della società di informazione la volontà riguardo alla destinazione o alla cancellazione dei dati, salvo che la persona deceduta lo avesse espressamente vietato.

• Relazione annuale: Il Governo dovrà presentare ogni anno una relazione davanti al Congresso dei Deputati. In essa dovrà informare su:

• Evoluzione dei diritti,

• Garanzie e mandati previsti dalla legge e

• Quelle misure necessarie per promuovere l'impulso dei diritti digitali in Spagna.

2. DOCUMENTI E CLAUSOLE LEGALI (AGGIORNATO SECONDO LA NUOVA DENOMINAZIONE DELLA LOPD-GDD)

1. CLAUSOLA INFORMATIVA PER I DIPENDENTI

RACCOMANDAZIONI DESTINATE AL PERSONALE CHE PARTECIPA ALLE OPERAZIONI DI TRATTAMENTO-TELELAVORO

Le raccomandazioni al personale devono essere incluse nella politica di smart working del responsabile, riferite nell'accordo di smart working e adattate alla situazione concreta delle attività da svolgere.

Una guida sul contenuto di tali raccomandazioni è la seguente:

1. Rispetta la politica di protezione delle informazioni in situazioni di mobilità definita dal responsabile.

• Devono essere osservate le misure e le raccomandazioni contenute nelle linee guida e nella politica di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni in situazioni di mobilità definite dall'organizzazione, così come il resto delle norme e delle procedure che le sviluppano e, in particolare, quanto riguarda il dovere di riservatezza del lavoratore riguardo ai dati personali a cui ha accesso nell'esercizio delle sue funzioni lavorative.

2. Proteggere il dispositivo utilizzato in mobilità e l'accesso ad esso.

• La persona impiegata deve definire e utilizzare password di accesso robuste e diverse da quelle utilizzate per accedere a account di posta elettronica personali, social network e altri tipi di applicazioni utilizzate nella propria vita personale.

• Non si devono scaricare né installare applicazioni o software che non siano stati previamente autorizzati dall'organizzazione.

• È consigliabile evitare di collegare i dispositivi alla rete aziendale da luoghi pubblici, così come di connettersi a reti WIFI aperte non sicure.

• Devono rimanere protetti i meccanismi di autenticazione definiti (certificati, password, token, sistemi di doppio fattore…) per convalidarsi presso i sistemi di controllo accesso remoto dell'organizzazione.

• Se si dispone di un computer aziendale, non deve essere utilizzato per scopi personali evitando l'accesso ai social media, alla posta elettronica personale, a siti web con reclami e pubblicità impattante, così come ad altri siti suscettibili di contenere virus o favorire l'esecuzione di codice dannoso.

• Se l'attrezzatura utilizzata per stabilire la connessione remota è personale, è necessario evitare di sovrapporre l'attività personale con quella professionale e definire profili indipendenti per sviluppare ciascun tipo di compito.

• Il sistema antivirus installato sul computer deve essere operativo e aggiornato.

• È sempre necessario verificare la legittimità delle email ricevute, controllando che il dominio elettronico da cui proviene sia valido e conosciuto, e diffidando dal download di file allegati con estensioni insolite o dall'instaurazione di connessioni tramite link inclusi nel corpo dell'email che presentino qualsiasi modello anomalo.

• Se possono essere gestite dalla persona impiegata, è consigliabile disattivare le connessioni WIFI, bluetooth e simili che non vengono utilizzate.

• Una volta conclusa la giornata lavorativa in situazione di mobilità, è necessario disconnettere la sessione di accesso remoto e spegnere o bloccare l'accesso al dispositivo.

3. Garantire la protezione delle informazioni che si stanno gestendo

• Sia nei luoghi pubblici che nell'ambiente domestico, è obbligatorio adottare le precauzioni necessarie per garantire la riservatezza delle informazioni che si stanno gestendo.

• Se si genera e si lavora abitualmente con carta, durante situazioni di mobilità è importante minimizzare o evitare l'ingresso e l'uscita di documentazione su questo supporto e adottare le massime precauzioni per evitare accessi non autorizzati da parte di terzi.

• Le informazioni su supporto cartaceo, compresi i bozzetti, non possono essere eliminate senza garantire che siano adeguatamente distrutte. Se possibile, non gettare fogli interi o a pezzi nei cestini degli hotel, in luoghi pubblici o nella spazzatura domestica a cui qualcuno potrebbe accedere e recuperare informazioni di carattere personale.

• È opportuno adottare massime precauzioni per evitare l'accesso non autorizzato alle informazioni personali, proprie e di terzi, gestite, non lasciando visibili supporti informativi nel luogo in cui si svolge il telelavoro e bloccando le sessioni dei dispositivi quando questi sono incustoditi.

• È necessario evitare di esporre lo schermo allo sguardo di terzi. Se si lavora abitualmente da luoghi pubblici, è consigliabile utilizzare un filtro di privacy per lo schermo.

• Nella misura del possibile, è consigliabile prevenire che terzi possano ascoltare conversazioni, utilizzando, ad esempio, cuffie o ritirandosi in uno spazio dove la persona impiegata non sia accompagnata.

4. Salvare le informazioni negli spazi di rete abilitati

• È consigliabile evitare di memorizzare le informazioni generate durante la situazione di mobilità in modo locale sul dispositivo utilizzato, preferendo utilizzare le risorse di archiviazione condivisa o cloud fornite dall'organizzazione.

• Se è consentito l'uso di dispositivi personali, non utilizzare in nessun caso applicazioni non autorizzate nella politica dell'ente per condividere informazioni (servizi cloud di archiviazione file, email personali, messaggistica istantanea, ecc.) • Non si deve bloccare o disabilitare la politica di backup aziendale definita per ciascun dispositivo.

• È consigliabile rivedere ed eliminare periodicamente le informazioni residue che potrebbero rimanere memorizzate nel dispositivo, come file temporanei del browser o download di documenti.

5. Se c'è sospetto che le informazioni possano essere state compromesse, comunicare immediatamente la violazione della sicurezza.

• Qualsiasi anomalia che possa influire sulla sicurezza delle informazioni e sui dati personali trattati deve essere comunicata al responsabile, senza indugi e il prima possibile, attraverso i canali definiti a tal fine.

• Di fronte a qualsiasi questione che possa sorgere nel contesto delle situazioni di mobilità e che possa rappresentare un rischio per la protezione delle informazioni e l'accesso alle risorse aziendali, il dipendente deve consultare il Delegato alla Protezione dei Dati e il responsabile della sicurezza delle informazioni, o i profili responsabili designati a tal fine, fornendo loro tutte le informazioni di interesse di cui è a conoscenza.

B- ISTRUZIONI SULL'USO DELLE TECNOLOGIE DELL'INFORMAZIONE E DELLA COMUNICAZIONE DELL'AZIENDA

L'azienda fornisce ai suoi dipendenti una serie di strumenti informatici affinché possano svolgere le funzioni per cui sono stati assunti. Tra questi mezzi sono inclusi i dispositivi informatici, telefonici, programmi informatici, email o qualsiasi altro strumento di elaborazione dati, essendo tutti di proprietà dell'azienda. Pertanto, il presente documento ha come obiettivo garantire il corretto utilizzo degli strumenti informatici.

Le norme del presente documento si applicheranno a tutto il personale dell'azienda che ha accesso a strumenti di gestione delle informazioni e comunicazione, indipendentemente dalla natura delle sue attività.

1. Norme sull'uso delle attrezzature informatiche:

I dispositivi informatici forniti dall'azienda ai dipendenti sono di proprietà dell'azienda e vengono messi a disposizione del dipendente esclusivamente per svolgere i propri servizi professionali. Pertanto, queste attrezzature non devono essere utilizzate per scopi personali, ed è vietato memorizzare dati di carattere personale sui dispositivi.

Allo stesso modo, sia l'identificazione dell'utente che la password devono essere segrete. Ogni dipendente avrà l'obbligo di mantenerle riservate. Se l'utente sospetta che qualcun altro conosca le chiavi di identificazione, dovrà procedere immediatamente al cambio delle stesse.

2. Norme sull'uso del software:

Il software o i programmi installati nella rete dell'azienda, così come nei dispositivi USB ad esempio, sono di proprietà dell'azienda e devono essere utilizzati esclusivamente per scopi professionali. Allo stesso modo, è vietato l'uso, la copia o la riproduzione per scopi non professionali dei programmi informatici, così come la loro distruzione, danneggiamento o alterazione.

Allo stesso modo, l'installazione di programmi informatici sui dispositivi dell'azienda potrà essere effettuata solo dal personale autorizzato.

3. Norme sull'uso di Internet:

In nessun caso devono essere accessibili indirizzi Internet con contenuti offensivi contro la dignità umana o i diritti fondamentali. Quando si ritenga necessario per la protezione dell'azienda, quest'ultima si riserva la facoltà di controllare la rete Internet dai computer utilizzati dai dipendenti.

4. Norme sull'uso della posta elettronica:

L'email messo a disposizione del dipendente è destinato alla prestazione dei servizi professionali, essendo di proprietà dell'azienda. Pertanto, deve essere utilizzato esclusivamente per scopi professionali. L'azienda è esente da qualsiasi responsabilità che possa derivare dall'uso inadeguato effettuato dal dipendente. In nessun caso l'email potrà essere utilizzata per l'invio di messaggi con contenuti illegali, illeciti, offensivi o che ledano la dignità umana, i diritti fondamentali o la stessa entità.

Nel momento in cui si estinguerà il rapporto di lavoro, verrà interrotto l'accesso all'email.

3. ANALISI DEI RISCHI E MISURE DI SICUREZZA

In conformità a quanto stabilito dal GDPR, i responsabili e gli incaricati del trattamento devono effettuare un'analisi dei rischi, affinché possano essere implementate le misure di sicurezza appropriate per garantire i diritti e le libertà delle persone. Pertanto, questo documento ha come obiettivo lo studio dei rischi delle attività di trattamento con bassa esposizione al rischio.

Identificazione dei rischi con bassa probabilità di concretizzarsi:

• Modifica o alterazione non intenzionale dei dati personali.

• Perdita non intenzionale dei dati personali.

• Accesso non autorizzato a dati personali.

• Assenza di procedure per l'esercizio dei diritti.

• Trattamento illecito di dati personali.

Di seguito sono incluse alcune misure tecniche per garantire la salvaguardia dei dati:

• AGGIORNAMENTO DI COMPUTER E DISPOSITIVI I dispositivi e i computer utilizzati per l'archiviazione e il trattamento dei dati personali devono essere mantenuti aggiornati il più possibile.

• MALWARENei computer e nei dispositivi in cui viene effettuato il trattamento automatizzato dei dati personali sarà presente un sistema antivirus che garantisca, per quanto possibile, la protezione contro il furto e la distruzione delle informazioni e dei dati personali. Il sistema antivirus dovrà essere aggiornato periodicamente.

• CORTAFUOCO O FIREWALLPer evitare accessi remoti non autorizzati ai dati personali, si garantirà l'esistenza di un firewall attivato e correttamente configurato sui computer e dispositivi in cui avviene lo stoccaggio e/o il trattamento dei dati personali.

• CRITTOGRAFIA DEI DATIQuando si rende necessario effettuare l'estrazione di dati personali al di fuori del luogo in cui avviene il loro trattamento, sia tramite mezzi fisici che elettronici, si dovrà valutare la possibilità di utilizzare un metodo di crittografia per garantire la riservatezza dei dati personali in caso di accesso non autorizzato alle informazioni.

• COPIA DI SICUREZZAPeriodicamente verrà effettuato un backup su un secondo supporto diverso da quello utilizzato per il lavoro quotidiano. Il backup sarà conservato in un luogo sicuro, diverso da quello in cui si trova il computer con i file originali, al fine di consentire il recupero dei dati personali in caso di perdita delle informazioni.